Interne Audits im Dentallabor – ein Weg zur Optimierung Ihres Laboralltags

Aus Erfahrungen weiß man, dass die Wirksamkeit von Verfahren und Anweisungen im Lauf der Zeit im Ablauf des Tagesgeschäftes nachlässt. Anweisungen und einmal erreichte Zustände werden nicht mehr mit der gleichen Aufmerksamkeit verfolgt. Das ist ein menschliches Problem, das gut mit Audits in den Griff zu bekommen ist. 

Viele verknüpfen den Begriff AUDIT nur mit der ISO-Norm und einer Zertifizierung. Dabei unterhält jedes Labor – auch ohne bewusst dem Leitfaden der Norm zu folgen – bereits ein eigenes Managementsystem, nach dem die Qualität der Produkte und Dienstleistungen mit dem obersten Ziel der 100%igen Kundenzufriedenheit geplant, gesteuert und verbessert wird. Demzufolge ist das Audit für jedes Labor, mit oder ohne Zertifizierung, ein nützliches und wirkungsvolles Instrument!

In den Audits wird durch Beobachtung und Befragung der Mitarbeiter in ihren jeweiligen Arbeitsbereichen festgestellt, ob die im Managementsystem festgelegten  Regelungen und Vorgaben tatsächlich im Betriebsalltag umgesetzt werden und ob diese nach wie vor geeignet sind, die Qualitätsziele zu erreichen und dabei nicht gesetzeswidrig zu handeln. Anhand der Ergebnisse kann dann beurteilt werden, welche Maßnahmen zu ergreifen sind, um Fehlentwicklungen entgegenzusteuern und Arbeitsabläufe zu verbessern. 

Damit das Führungswerkzeug „Audit“ erfolgreich eingesetzt werden kann, ist grundlegend die Einstellung aller Beteiligten wichtig. Es geht dabei in keiner Weise um das Ausfindigmachen von Schuldigen für irgendwelche Missstände. Im Gegenteil, tatsächlich sind Sie als Laborleiter gemeinsam mit dem Team auf der Suche nach Möglichkeiten, die Umsetzung gesetzlicher und laborinterner Vorschriften zu optimieren.

Um den bestmöglichen Nutzen aus dem Audit zu ziehen, sollte die Vorgehensweise systematisch und geplant erfolgen. Mit einer guten Planung, die dann auch möglichst eingehalten wird, ist der Grundstein für den Erfolg gelegt! 

Die Audits werden zweckmäßig in den einzelnen Arbeitsbereichen geplant und durchgeführt, wie z. B. in der Arbeitsvorbereitung, Keramik, im Modellguss, CAD/CAM-Bereich, Büro und Fahrdienst. Am besten merken Sie sich Termine, an denen Sie das Audit durchführen möchten, im Jahreskalender für das Folgejahr vor. Das Interne Audit kann in einem beschränkten Zeitfenster oder aber auch während des Jahres verteilt stattfinden. Im letzteren Fall können Sie die Teambesprechungen nutzen, um Ihre Laborprozesse unter die Lupe zu nehmen. In den einzelnen Teambesprechungen werden dann ausgewählte Arbeitsbereiche bzw. Prozesse begutachtet. So wird Ihr gesamtes Managementsystem im Jahresrhythmus einmal überprüft. 

Wichtig ist, dass Ihre Mitarbeiter rechtzeitig über die Termine informiert sind und die Unterlagen vorbereiten können, nach denen sie arbeiten. Denn Gegenstand der Begutachtung sind nicht nur die Arbeitsweisen selbst, sondern auch die Dokumente, die dabei zum Einsatz kommen. Das sind z. B. gesetzliche und behördliche Vorschriften, Prozessbeschreibungen, Stellen- und Arbeitsplatzbeschreibungen, Anweisungen, Herstelleranleitungen, Checklisten, Pläne und Formulare. 

In der Begutachtung der Arbeitsbereiche und Arbeitsabläufe werden sinnvollerweise vorbereitete Fragelisten (ein Beispiel steht Ihnen im Download zur Verfügung) eingesetzt. Die Frageliste sollte im Audit als Anhaltspunkt benutzt werden, um nichts Wesentliches zu vergessen. 

Im Vordergrund sollte das Gespräch stehen, in dem Ihre Mitarbeiter vorstellen, was sie täglich machen, ob die Vorgaben und Regelungen den Betroffenen bekannt sind, ob sie wirksam umgesetzt werden und ob die erfolgte Durchführung entsprechend nachgewiesen werden kann. Ein Audit ist dann besonders wirkungsvoll, wenn kollegial und teamorientiert gearbeitet wird, d. h. wenn der fragenstellende „Auditor“ und die befragten Mitarbeiter sachlich und zielorientiert die internen Prozesse und die Organisation betrachten und analysieren.

Wer sollte die Rolle des Auditors, des Interviewers, übernehmen? Prinzipiell sollten Auditoren berufs- wie auch praxiserfahren sein. Sie sollten neben der Kenntnis der eigenen Prozessstrukturen auch die Methoden der Fragetechniken kennen und wissen, wie aus den gewonnenen Antworten die richtigen Schlussfolgerungen gezogen werden. Größere Unternehmen lassen interne Auditoren mit einem Umfang von zwei oder mehr Tagen ausbilden. In kleineren Unternehmen führt die Geschäftsleitung die internen Audits durch. Da in diesen Fällen die Objektivität bzgl. der auf den Prüfstand gestellten Arbeitsweisen nicht gänzlich sichergestellt werden kann, empfiehlt sich, einen externen Berater hinzuziehen. 

Der Hergang des Audits, mit allen überprüften Bereichen und Dokumenten wird kurz protokolliert. Dies kann direkt in den Fragelisten kurz zusammengefasst werden. 

Übereinstimmungen bzw. Nicht-Übereinstimmungen mit gesetzlichen und laborinternen Vorgaben, gegebenenfalls vermutliche Ursachen für Abweichungen sowie Verbesserungsideen werden hier festgehalten.

Nach dem Audit findet eine Besprechung der Ergebnisse mit den beteiligten Mitarbeitern statt, in der Unklarheiten diskutiert und Abweichungen erforderlichenfalls anhand der Protokolle erläutert werden. Bei jeder festgestellten Abweichung wird geprüft, mit welcher Maßnahme die Abweichung und deren Ursache beseitigt werden oder auch Verbesserungsideen umgesetzt werden können.  

Damit die Maßnahmen auch zum gewünschten Ziel führen, ist es wichtig, den genauen Inhalt, Termine und die für die Umsetzung verantwortliche Person zu benennen. Werden an dieser Stelle ungenaue, diffuse Angaben gemacht, so verfehlen die INTERNEN AUDITS ihren eigentlichen Sinn und Zweck: das Unternehmen auf den Weg zur Verbesserung führen. 

Wie Sie starten können? Aktuell wird der Datenschutz durch die neue EU-Datenschutzgrundverordnung in den Unternehmen thematisiert. Ein guter Anlass also, um in einem Audit den gesamten Prozess der Auftragsabwicklung dahingehend zu überprüfen und nachzubessern.